Adjoint·e aux événements et à la programmation

Cellule Événements | À temps plein | Québec, QC

Horaire : 35h par semaine flexible, avec événements possibles les soirs et fins de semaine

Localisation : 330 rue Saint-Vallier Est (possibilité de télétravail sans journée fixe)

L’adjoint·e aux événements sera responsable du service à la clientèle, de la gestion de l’hébergement, de la billetterie et épaulera la directrice de la programmation dans la gestion logistique reliée aux conférencier·ères pour les événements les plus captivant qui soit. Dans le fond, elle sera la personne ressources pour épauler ses collègues avant, pendant et après les événements! Cette personne doit adorer travailler en équipe (l’équipe est pas mal attachante), démontrer une grande autonomie et avoir un français impeccable.

Tâches et responsabilités

• Collaborer au volet logistique des événements;
  • Coordonner l’impression des badges pour les événements;
  • Gérer la facturation reliée à la vente de billets hors ligne;
  • Coordonner le volet hébergement des événements;
  • Mettre en place la billetterie et en assurer la gestion tout au long de l’année;
  • Organiser différents événements pour les bénévoles;
  • Assurer le service à la clientèle avant, pendant et après les événements;
  • Gérer et entretenir l’inventaire du matériel événementiel;
  • Participer à la réalisation des événements sur le terrain.
• Appuyer la directrice de la programmation dans ses différents suivis :
  • Préparer des documents et/ou outils informationnels;
  • Faire les suivis des conférences retenues et non retenues;
  • Répondre aux besoins en transport et en hébergement des conférencier·ères;
  • Être le point de contact pour les conférencier·ères jusqu’à l’événement, en collaboration avec la directrice de la programmation.
• Soutenir la chargée de projet dans le déploiement des missions et délégations internationales;
  • Gérer l’horaire des participant·es des délégations;
  • Créer les documents d’accueil des délégations;
  • Collaborer avec le comité délégations du Web à Québec;
  • Répondre aux demandes et aux questions de nos partenaires internationaux;
  • Aider à la préparation des missions internationales de Québec numérique.
• Accomplir différentes tâches administratives (facturation, contrats, documents)
• Effectuer toutes autres tâches où son expertise est requise, selon les besoins.

Compétences et qualités requises

• 2 années d’expérience en événementiel ;
• Une excellente gestion du temps et des priorités ;
• Connaissance des outils de travail collaboratif ;
• Excellente maîtrise la langue française ;
• Connaissance des outils de billetterie (atout).

Ce qu’on offre, c’est un horaire flexible, une allocation pour le télétravail, un accompagnement dans le développement de ta carrière, un régime d’assurance, une participation de l’employeur à ton REER, 3 semaines de vacances anticipées, une semaine chômée payée à Noël, des congés pour obligations personnelles ou familiales illimités, et plus encore! Viens nous jaser 🙂